TERMS AND CONDITIONS

Le présent document a pour objet de fixer les conditions générales ainsi que les modalités financières et opérationnelles de participation de toute entreprise ou organisation (ci-après désignée l’Exposant) désireuse de prendre part à l’exposition commerciale dénommée SICAFE (ci-après désigné le Salon). Le SICAFE 2020 est organisé par OCEANE International (ci-après désigné l’Organisateur).

1. MODE D'ENREGISTREMENT
Les entreprises sont tenues de présenter un dossier de participation dûment rempli et signé. Seules les demandes de participation accompagnées du premier versement obligatoire sont prises en considération.

2. PAIEMENT - RETARD
Le règlement des sommes contractuellement dues pourra être effectué soit en espèces, soit par chèque ou virement bancaire à l’ordre de l’organisateur, aux échéances et selon les modalités ci-après :

- 50% lors de la réservation ;
- 50% au plus tard 30 jours avant la tenue du salon.
Toute somme due et non payée à  l'échéance fixée plus haut, supportera de plein droit des intérêts de retard à  un taux égal à  trois fois le taux de l'intérêts légal qui commenceront à courir le lendemain de la date d'échéance prévue sur la facture.
En cas de recours par l'Organisateur, à  un auxiliaire de justice pour non-respect des délais de règlement susvisés, l'Exposant concerné devra supporter une indemnité forfaitaire de 100 000 F CFA pour frais de recouvrement, en sus des pénalités de retard mentionnées ci-dessus.

3. RETRAIT
En cas de désistement ou en cas de non occupation du stand pour une cause quelconque, les sommes versées au titre de la location du stand sont acquises à l'organisateur même dans le cas où après désistement du premier locataire, le stand est reloué à un autre exposant.

4. ACCÈS AU SALON
L'accès aux stands des personnes désignées par les exposants est subordonné au port obligatoire d'un badge personnalisé et/ou d'un macaron de service établi par l'organisateur.
La remise des badges et des macarons de service aux participants se fera au moment du règlement de la totalité du coût de la location des stands.
Une dotation d'un badge d'accès est offerte par l'organisateur à raison d'un badge pour trois mètres carré de stand loués. Cette dotation ne peut cependant excéder dix badges par stand quelque soit la surface louée.

5. DATE DE MONTAGE ET DÉMONTAGE DES STANDS
Les opérations de montage des stands sont fixées au mois d’Avril 2020.
Le montage des stands devra être entièrement achevé 2 jours avant l’ouverture du Salon. La mise en place des produits exposés doit intervenir à la veille de l’ouverture du Salon au plus tard avant 12 heures.
Le démontage des installations et enlèvement des objets exposés doit être effectué du 18 au 19 Avril 2020 à partir de la fermeture (18 heures ).

6. NETTOYAGE, ENTRETIEN ET GARDIENNAGE

L'entretien général des allées du salon, le gardiennage des locaux sont assurés en dehors des horaires d'ouverture par l’organisateur.
Chaque exposant est responsable de la propreté et de la sécurité dans le périmètre de son stand.

7. DOUANE - RÉGULARITÉ
Chaque Exposant accomplira à sa seule charge, l’ensemble des formalités douanières applicables aux matériels et produits en provenance de l'étranger et destinées à l’exposition au salon. L'Organisateur ne pourra être tenu responsable des difficultés qui pourraient survenir lors de ces formalités.
Chaque exposant assume l’entière responsabilité de la régularité des opérations effectuées dans son stand durant le salon.

8. CHANGEMENT D’EMPLACEMENT- EXPLOITATION DES STANDS
L’organisateur se réserve le droit de changer l'emplacement des stands et la gestion des espaces d'exposition en cas de nécessité.
L'Exposant ne peut faire aucune publicité, sous quelque forme que ce soit, ou exposer les produits et/ou services de sociétés autres que celles prévues dans la fiche de réservation.
Toute violation de cet engagement donnera lieu à paiement immédiat par l’Exposant, d’une pénalité de 200 000 F CFA pour chaque société supplémentaire.

9. APPLICATION DES CONDITION DE PARTICIPATION
L’organisateur se réserve le droit de modifier, dans l'intérêt de l'exposition, les dispositions des présentes conditions générales.

Les exposants, en signant leur demande de participation, s'engagent à assurer les dispositions du présent règlement et les instructions nouvelles qui pourraient être imposées par les circonstances.
Tout manquement aux présentes dispositions, exposera son auteur à l'exclusion immédiate, temporaire ou définitive sans qu'il puisse prétendre à un remboursement ou une indemnité quelconque.

10 . PRISES DE VUES / MARQUES
L'exposant autorise expressément, à titre gracieux, l'Organisateur et ses filiales à :
- réaliser, s'il le souhaite, des photos et/ou des films le représentant ainsi que les membres de son équipe, de même que les produits exposés sur son stand.
- utiliser librement ces images sur tous supports, notamment publicitaires, en Côte d'Ivoire comme à  l'étranger et sans limitation de durée.
- citer et reproduire gracieusement sa marque, ou dénomination sociale, comme référence commerciale pour les besoins de sa communication, sur tous supports (notamment Internet), tant en Côte d'Ivoire qu'à l'étranger et ce pour une durée de cinq ans à compter de la signature du présent règlement.

11. ANIMATION
Les exposants qui envisagent une animation musicale sur leur stand devront en informer préalablement l'Organisateur.
Toute animation musicale ne sera autorisée qu'après accord de l'Organisateur, sur présentation d'un projet précis (matériel et source sonore utilisés, type d'animation). Le non-respect de ces dispositions pourra entraîner sans préavis, la coupure de l'électricité du stand de l'Exposant contrevenant qui ne peut prétendre à  un quelconque dédommagement.

12. PUBLICITÉ
Toute publicité lumineuse ou sonore doit être soumise à l'agrément préalable et écrit de l'Organisateur.
Lorsque qu’elle est accordée, le maintien de l’agrément est subordonné à la condition résolutoire que la publicité ne constitue en aucune manière une gêne aux exposants voisins, à la circulation et, d'une façon générale, à la bonne tenue du Salon.
Le manquement par l’exposant à l’une quelconque des conditions sus visées entraînera le retrait de son agrément sans préavis sur simple notification.
La distribution de prospectus, de bons et imprimés divers est strictement interdite dans les allées, dans l'enceinte et aux alentours du salon.

13. SÉCURITÉ DES PRODUITS ET DES SERVICES
Les exposants assument l’entière responsabilité de la conformité des produits ou services présentés aux normes de sécurité imposées par la réglementation en vigueur (à télécharger sur www.lesicafe.com) et des défectuosités éventuelles des dits produits ou services.

14. DOMMAGES
L'Organisateur ne répond pas des dommages que les exposants pourraient occasionner à des tiers, ni des pertes, vols ou destruction des matériels et marchandises exposés.

15. ASSURANCES - RENONCIATION A RECOURS
Tout exposant, par le seul fait de sa participation, déclare avoir pris connaissance des caractéristiques de la police d'assurance souscrite par l'organisateur et renonce à tout recours contre l’organisateur, ses assureurs, tout autre exposant ou toute autre personne intervenant dans l’organisation du salon pour le compte des personnes précitées.

16. ACCÈS DES EXPOSANTS AU GUIDE DE L'EXPOSITION
En complément aux dispositions contenues dans les présentes conditions générales, l’organisateur a établi un guide pratique du déroulement du salon à l’intention de chaque exposant qui peut être consulté ou téléchargé à l’adresse ci-après : www.lesicafe.com

17. ADHÉSION AUX PRÉSENTES
La signature par l’exposant des présentes conditions générales emporte adhésion l’ensemble des clauses, règles, prescriptions et sanctions qui y sont édictées.


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